Mange i bygg og anleggsbransjen prøver å effektivisere kontortiden i 2016. Ofte handler dette om å innføre de enkle rutinene og de små forbedringene.

Om man ønsker å øke omsetningen eller bedre resultatet i det nye året, så handler det ofte om de enkle grepene. Ting trenger ikke være kompliserte. Ofte kan det være de enkle grepene som kan gi bedre resultater. En av disse grepene er å sette av fast tid for fakturering.

Rekker ikke å fakturere

En historie fra en tid tilbake, er da en bedrift ringer inn. Sjefen er svært fornøyd med tingenes tilstand, og oppdragsmengden har aldri vært større. På spørsmål om det ikke var noe i bedriften som ikke var bra, svarte sjefen «Joda, det var for så vidt det. Vi er snart tomme for penger, for vi har ikke tid til å fakturere».

«..det å ha en struktur på fakturering, er avgjørende for enhver som driver entreprenørvirksomhet.»

Denne bedriften er nok ikke alene om å ha slike utfordringer. I små og mellomstore bedrifter er ofte lederen ute på anleggsplassen, mens oppgavene på kontoret hoper seg opp.

«Det må finnes en balanse, og det å ha en struktur på fakturering, er avgjørende for enhver som driver entreprenørvirksomhet», sier Neil Cox, partner i regnskapskontoret Old Mill. «Sen
fakturering kan få skattemessige konsekvenser for kunden, og han kan få problemer med kontantstrømmen. Når en jobb er gjort, har ofte kunden en plan for når regninga kommer, og en plan for å få betalt den. Men om den ikke kommer, kan den bli glemt, eller kunden tenker at det ikke er så nøye.»

Det er veldig fristende å ta telefonen når den ringer, og kjøre på andre side av byen for bare å ta et lite oppdrag til. Hver telefonsamtale betyr som regel mer penger i kassen, og én time til borte fra kontoret kan vel ikke skade?

Viktig å prioritere

«Å bruke en formiddag på kontoret, kan være en kjappere måte å tjene noen tusen ekstra, enn å kjøre noen timer mer, sier Cox. «Folk husker ikke like godt hvilket arbeid som er utført. Det som var en god jobb, som de var fornøyde med, kan ha blitt glemt. Jo lengre tid som går, jo større er sjansen for at avvik i betalinga kan oppstå.»

Tips for å få minsket papirfjellet på kontoret:

• Sett av hver eller annenhver fredag for en halv dag med fakturering og annet kontorarbeid.
• Vær bestemt med deg selv, og vær villig til å gi slipp på andre oppdrag for å fullføre kontortiden. Hvis den glipper én uke, vil papirhaugen bare vokse seg større til neste gang, som igjen fører til at du må sette av mer tid neste uke.
• Å møte en ryddig kontorpult med orden i papirene føles mye bedre, og vil gi deg et bedre utgangspunkt til å starte med papirarbeidet på en rask og effektiv måte.
• Ta i bruk digitale virkemidler som kan gjøre arbeidet ditt lettere. Å kunne hente ut ferdig utfylte fakturavedlegg med et par museklikk i forhold til å måtte tyde håndskrift og deretter føre inn manuelt på datamaskinen, kan alene spare deg for nesten én hel arbeidsdag på kontoret.

– Mats Knotten, Kundeansvarlig 24onoff.