Vårt nyeste tilskudd, Team Kommunikasjon, har raskt blitt en av våre mest populære funksjoner, hovedsaklig fordi det gjør det mye enklere for ledelsen å sende beskjeder til ansatte.
Men Team Kommunikasjon kan brukes til så mye mer.
Med hjelp av samtalegrupper og litt kreativitet kan du faktisk «bygge» deg et eget lite styringssystem i denne funksjonen.
I dette innlegget har vi samlet våre 5 beste «gruppe-tips» som hjelper deg presse mest mulig ut av vår nye funksjon.
» Les også: Hvordan Team Kommunikasjon forbedrer hverdagen til en prosjektleder
For å minimere rot er det bare brukere med rollene Administrator og Moderator som kan opprette grupper (ikke Ansatte).
# Prosjektgruppe
Vi starter med den mest åpenbare, men som allikevel er verdt å nevne – nettopp på grunn av verdien den gir.
Egne grupper for hvert prosjekt samler all prosjektkommunikasjon på én og samme plass, og det gjør det enklere å dele oppdateringer/endringer og stille spørsmål uten å forstyrre ansatte som ikke er på prosjektet.
Det gjør det også lekende lett å søke opp i alt som er kommunisert under hele prosjektløpet.
Tips! I gruppens Info-panel finner du en liste med alle filer som er delt i gruppen (og når de ble delt). Hver fil kan dessuten lastes ned på nytt fra dette vinduet. Herlig praktisk!
# Arbeidsplan
Neste på listen er en gruppe hvor du enkelt kan laste opp og dele arbeidsplanen for kommende arbeidsuke/dag med alle ansatte, slik at de alltid vet hvor de skal være – og du slipper å være sentralbord hver morgen.
Spørsmål og ønsker om endringer kan tas direkte i gruppen for ekstra bonuspoeng på ryddighet-skalaen.
» Les også: Last ned gratis Arbeidsplan mal
# Bestillinger
I denne gruppen kan brukerne legge inn bestillinger som må utføres eller bekreftes av en innkjøpssjef, og kommentere avvik i leveranser.
De som bestiller kan kommentere på meldingen med spørsmål eller bekrefte at bestillingen er gjennomført, og du sitter igjen med komplett, skriftlig dokumentasjon på hele prosessen – og færre feilbestillinger.
# Utstyr og maskiner
Hvis dere har felles utstyr som ofte rotes bort, så er denne gruppen en ordentlig hodepinetablett.
Tapt utstyr koster mer enn bare prisen for å kjøpe nytt. En enslig vinkelsliper koster raskt noen ekstra tusenlapper når du summerer tapt produksjonstid brukt på å lete, spørre og til slutt ta turen til forhandler for å plukke opp en ny.
Da er det mye å spare ved å lage en gruppe i Team Kommunikasjon hvor ansatte enkelt kan kvittere ut fellesverktøy, maskiner og annet utstyr direkte fra mobilen, slik at dere alltid har kontroll på hvem som tok hva, og når de tok det.
Det tar bare noen få sekunder, og gevinsten er stor hvis dere har masse fellesutstyr som går på rundgang i bedriften.
Alle grupper i Team Kommunikasjon er i tillegg søkbare, som gjør det lett å være detektiv på søken etter den forsvunnede bordsagen.
Tips:
1. Gjør det til en regel at de kommenterer på selve utkvitteringen når utstyret er lagt tilbake. Det gjør gruppen mer ryddig og organisert, og det blir lettere å se hvem som har glemt å levere tilbake.
2. Fest på/svi inn unike ID-nummer på alt fellesutstyr, så går det raskere å både kvittere ut og søke opp i etterkant.
# Kvitteringer
Med mindre dere bruker et regnskapssystem som støtter enkel innsending av kvitteringer, kan dette være et flott alternativ som holder orden på utleggene.
Fra Team Kommunikasjon kan man ta nytt bilde eller laste opp fra galleriet på mobilen/pc.
Gode rutiner her kan spare dere for mange frustrerende jaktrunder etter kvitteringer på slutten av måneden.
Avtal en demo for å prøve alle våre funksjoner og integrasjoner som lar håndverkere fokusere på arbeidet – helt gratis og uforpliktende i 14 dager.
eller se våre priser »
Sjekk ut våre andre innlegg og ressurser før du drar
👇
Spørsmål og Svar: Svenn
24onoff endrer navn til Svenn
