Slik får du bedre kommunikasjon (og kvalitet) på dine prosjekter

Prosjektleder på byggeplass

Kvalitet og kommunikasjon går hånd i hånd. Det er mange grunner for at 80% av byggeprosjekter går over tid og budsjett. Men en av de største pådriverne av feil, misforståelser, og i verste fall konkurs, er rett og slett dårlig kommunikasjon.

Det er jo i grunn ganske logisk:

I løpet av et byggeprosjekt skal kanskje tusenvis av viktige beskjeder sendes på tvers av alle i bedriften og på byggeplassen. Det være seg enkle beskjeder, endringsmeldinger, oppdaterte tegninger, bilder og videoklipp.

Når man i tillegg vet at gjennomsnittsarbeideren bruker 30% av tiden på byggeplassen på å innhente informasjon, så innser man hvor viktig det er med et ryddig oppsett og faste rutiner for god kommunikasjon og historikk.

Ytterligere bevis finner du i Bygg21 sin rapport fra 2019, hvor de dedikerer et eget kapittel for kommunikasjon:

En viktig driver for vellykkede byggepro­sjekter er å gjøre alt riktig første gang, samt å prosjektere og bygge effektivt. For at det skal skje er det viktig at all rele­vant informasjon flyter sømløst gjennom prosjektet.

Første steg er å innse at man har et problem, være villig til å gjøre endringer, og ikke tviholde på «slik har vi alltid gjort det»-prinsippet. 

Heldigvis er et kommunikasjonsproblem lett å fikse:

#1 – Kartlegg kommunikasjonslinjene

I prosjekteringsfasen er det viktig å fastsette hvem som er ansvarlig for hvilken informasjon. Da vet man til enhver tid hvem man skal kontakte avhengig av behov, og man er trygg på at informasjonen alltid er kvalitetssikret.

Bygg21 illustrerer viktigheten av god kommunikasjon på byggeprosjekter
Tydelige kommunikasjonslinjer er avgjørende for å unngå feil, misforståelser og forsinkelser. Illustrasjon: Bygg21

#2 – Hold det skriftlig

Det er vanskelig å dokumentere en telefonsamtale, og hvis en feil oppstår kan det være vanskelig å finne bevis som styrker din sak hvis beskjedene har vært muntlig. 

En prosjektleder lærer tidlig hvor viktig det er å holde så mye som mulig i skriftlig format. 

#3 – Sørg for at beskjeder blir mottatt

Når vi sier mottatt, mener vi ikke bare at beskjeden blir sett.

Alle oppfatter ting forskjellig, og alt kan misforstås. Når det kommer til kritisk info er det derfor like viktig å bekrefte som det å sende ut selve meldingen. 

En telefonsamtale kan brukes for å bekrefte, men det er både tidkrevende og vanskelig å dokumentere (som nevnt i pkt. #2).

Da er det bedre å bruke en chat-tjeneste hvor meldinger kan sendes til grupper eller enkeltpersoner, og det er enkelt for alle å kommentere, stille spørsmål, eller reagere med en enkel «tommel opp». 

Kommunikasjon via mobil på byggeplass
Med riktig chat-løsning kan både beskjeder og filer flyte kontrollert innad i bedriften og på prosjekter, som gir stor økning i både effektivitet og kvalitet.

Og det bringer oss sømløst over til neste, og siste, punkt:

#4 – Reduser antall kanaler

Tungvindt kommunikasjon med ansatte og manglende orden på samtalehistorikk er en av de største utfordringene hos håndverkerne vi har snakket med.

Idag går det mye i telefoner, e-post, sms, tredjeparts chat-systemer og post-it-lapper, som er nærmest umulig å holde orden på.

Det er vanskelig å legge bort telefonsamtaler helt, men alt det andre kan gjøres bedre og enklere ved å samle det på ett sted. Helst i samme app som arbeiderne bruker til andre arbeidsoppgaver, for å redusere behov for flere apper de må gjøre seg kjent med.

Nå kan du kommunisere med teamet i 24onoff-appen

Team Kommunikasjon i 24onoff

Basert på samtaler og intervjuer med våre kunder, viser det seg at kommunikasjon er et mer utbredt problem enn først antatt. 

En enklere løsning for meldinger og fildeling var høyt på ønskelisten, og det var derfor vi utviklet 24onoff Team Kommunikasjon.

Nettopp for å gjøre dialogen mellom kontor og byggeplass så rask og enkel som overhode mulig – og holde alt samlet i samme system som de allerede bruker.

Eksempel på team chat i 24onoff
24onoff Team Kommunikasjon åpner opp for raskere og bedre dialog innad i bedriften - samlet i ett felles styringssystem. [Trykk for større bilde]

Vår løsning har mye til felles med ett av verdens mest brukte kommunikasjonsverktøy, Slack, men hos oss får man det i samme løsning og app som man ellers bruker for timeføring, rapporter, sjekklister, avvikshåndtering, etc.

  1. Snakk én-til-én eller opprett private samtalegrupper.
  2. Last opp og del filer, bilder og videoklipp som kan forhåndvises i chatten eller lastes ned.
  3. Push-meldinger på mobil sørger for at alle beskjeder kommer fram.
  4. Få lesebekreftelse med hjelp av kommentarer eller emojies.
Kommunikasjon og deling av filer på prosjekter
Med få klikk kan man oppdatere alle på byggeplassen, og bekrefte at informasjonen blir lest. [Trykk for større bilde]

Et felles styringssystem som sørger for at kommunikasjon ikke blir til hinder for god kvalitet og fornøyde kunder.

Prøv Team Kommunikasjon gratis

Klikk på knappen og fyll ut skjemaet, så tar vi kontakt med en gratis og uforpliktende prøveperiode.