Har du noen gang tenkt på hvordan du behandler de du snakker med på telefonen? Telefonsamtaler er fortsatt en svært viktig del av merkevarebygging, markedsføring og salg. En dårlig telefonsamtale kan ødelegge inntrykket en potensiell eller nåværende kunde har av deg, mens en god opplevelse kan spre mye positivitet. Ved å følge disse tipsene vil du øke sjansen for at din neste telefonsamtale kan føre til et nytt oppdrag.

1. Kunngjør hvem du er med fullt navn

Enten du svarer telefonen eller ringer noen andre, sørg for å kunngjøre ditt navn uansett slik at personen i den andre enden av telefonen vet hvem de snakker til med en gang. Sørg også for å bruke fullt navn, ettersom bare fornavn eller etternavn kan høres litt uformelt ut, spesielt når det er en potensiell kunde som kontakter deg og egentlig ikke kjenner deg ennå.

2. Vær oppmerksom på ditt talevolum

Selv om det er godt å ha all din oppmerksomhet fokusert på personen i den andre enden av linjen, er det viktig å ikke snakke for lavt eller høyt. Bare sørg for å være klar over ditt eget volum i løpet av telefonsamtalen.

3. Si alltid i fra hvis du har personen på høytaler

Sjansen er stor for at personen i den andre enden av linjen ganske raskt vil være i stand til å høre at de er på høyttaler, så du bør alltid fortelle dem, spesielt hvis det er noen andre på rommet.

4. Bruk en vennlig tone

Har du noen gang prøvd å svare telefonen med et smil? Det høres kanskje dumt ut, siden den som er på telefonen ikke kan se deg, men det er utrolig hvor stor forskjell det gjør for tonen i stemmen din. Når du svarer med et smil, vil personen i den andre enden av telefonen umiddelbart legge merke til den vennlige og muntre tonen du bruker, og det vil gjøre en forskjell for dem.

5. Ring tilbake så snart som mulig

Det er aldri bra å la folk vente lenge, spesielt fordi du aldri vet hvilke avtaler hver samtale kan føre til. Sørg for å returnere samtaler så snart som mulig; innen en time eller to (senest) ville være å foretrekke. Selv om noen andre fra kontoret må ringe dem tilbake.

6. Ikke legg igjen lange talepostmeldinger

Hold beskjedene kort og på sak. Noen mennesker synes allerede at det er tungvint å lytte til sine talemeldinger, så hvorfor skulle noen ønske å lytte til en 2-minutters melding om både ditt og datt? Hold det enkelt, snakk tydelig, la personen vite hvorfor du ringte og husk å oppgi telefonnummer slik at de kan ringe deg tilbake.

7. Bare sett folk på vent når det er absolutt nødvendig

Når det gjelder å sette folk på vent, er det vanligvis bedre å bare ringe de tilbake, men hvis du trenger å sette folk på vent, pass på å holde det under 45 sekunder av gangen. Før du setter dem på vent er det viktig å spørre dem om det er greit, og alltid si takk for deres tålmodighet og samarbeid.

8. Ikke tillat deg selv å bli distrahert av andre aktiviteter

Rasling med papir, tyggegummi, spising, jobbe på datamaskinen, prøve å snakke med noen andre. Dette er alle aktiviteter som er forstyrrende ikke bare for deg, men også for personen i den andre enden av telefonen. Hvis du gjør noen av disse aktivitetene, vil de umiddelbart føle at du ikke er fokusert på hva de sier, og anta at du egentlig ikke bryr seg.

Det viktigste er å behandle alle innringere med den respekten de fortjener, og den respekten du selv forventer når du ringer andre. Gi dem din fulle oppmerksomhet og prøv å gjør enhver telefonsamtale til en positiv erfaring, både for deg og personen på den andre siden av røret.