Krav Til Timeregistrering - Komplett Guide

Både Arbeidstilsynet og Skatteetaten har noe de skal ha sagt vedrørende krav til timeregistrering, og de er ikke redd for å sette stopp i arbeidet hvis din virksomhet ikke har alt på det rene.

Med både bokføringsforskriften og arbeidsmiljøloven å ta hensyn til, kan det være vanskelig å vite nøyaktig hva som kreves av dokumentasjon. Vi har samlet det du trenger å vite i denne guiden, slik at din bedrift er trygg når kontrollørene kommer på besøk.

Les også: Hvorfor Håndverkere Går Konkurs – og Hvordan de Kan Unngå Det

Hvem har ansvar for dokumentering av arbeidstid?

Arbeidsmiljøloven sier at det er arbeidsgivers ansvar å sørge for at det til enhver tid foreligger en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet.

Arbeidsgiver kan selv registrere arbeidstiden eller be de ansatte om å rapportere eget arbeid.

- Det tar oss under en halvtime i måneden å spare inn systemet." »

Hva må timelistene inneholde?

Timelistene skal vise all den tiden arbeidstakerne står til arbeidsgivers disposisjon.

Den skal altså vise reell arbeidstid eller faktisk utførte arbeidstimer.

Oversikten skal vise:

● Hvilken dag og til hvilke tidspunkt det er arbeidet.

● Antall timer som er arbeidet.

● Overtid.

● Hvor mye av arbeidsdagen pauser utgjør.

Kravet om registrering av arbeidstiden gjelder uavhengig av om det arbeides ut over ordinær eller avtalt arbeidstid.

Oversikten over ansattes arbeidstid skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte.

Hva sier bokføringsforskriften om krav til timeregistrering?

Bokføringsforskriftens § 5-14. Dokumentasjon av medgått tid, sier at:

Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal for hver eier og ansatt dokumentere utførte timer.

Timene skal spesifiseres pr. dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder eller oppdrag. Dokumentasjonen skal være utarbeidet senest innen utløpet av den etterfølgende måned.

Med intern tid menes timer brukt på arbeidsoppgaver som ikke kan henføres til kunder eller oppdrag.

Bestemmelsene gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris.

Hvor lenge skal timelister oppbevares?

Dokumentasjon av medgått tid skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.

Hva skjer ved brudd på regelverket?

Det avhenger av alvorlighetsgraden, men som oftest vil man få pålegg om å sende inn alt av timelister, kontrakter og annen relevant dokumentasjon til kontroll.

Kontrollen vil som oftest resultere i et pålegg om å oppdatere rutinene for timeregistrering, slik at timelistene dekker kravene.

Den vanligste feilen, som en av våre kunder fikk pålegg på fra Arbeidstilsynet før han byttet til 24onoff, er manglende registrering av utført arbeid i løpet av arbeidsdagen, som skal inneholde ansattnavn, kundenavn, start- og sluttid.

– Vi fikk raskt beskjed om at timelistene vi brukte på papir ikke var gode nok, da det blant annet ikke stod når arbeiderne startet, når de var ferdige, og når de startet hos neste kunde.» – Jon Einar, Li-Jo Renhold AS.

Hvis kravene fra staten ikke blir møtt, vil virksomheten bli pålagt arbeidsstopp og bøter.

Gjentakende grove brudd kan i verste fall resultere i fengselsstraff for daglig leder og andre ansvarlige.

Hva er den enkleste måten å dekke alle krav?

Den sikreste måten, som du også sparer mest tid (og penger) på, er uten tvil digital timeregistrering på nett og mobil.

Med et digitalt system kan ansatte registrere utført arbeid forløpende i løpet av dagen med mobilen, og daglig leder har til enhver tid en oppdatert oversikt over alle ansattes arbeidstid med både pauser og overtid.

Dette resulterer i at besøk fra kontrollører bare tar 5 minutter av arbeidsdagen din, kontra en hel arbeidsdag med innsamling og sortering av gamle timelister.

Og ikke minst; Man sparer mye tid når det kommer til fakturering og lønnskjøring, som Jon Einar også oppdaget:

– Tiden før og etter vi begynte med 24onoff kan rett og slett ikke sammenlignes. Der jeg før kunne bruke en hel arbeidsdag på å kjøre lønn, bruker jeg nesten ingen tid nå. – Jon Einar, Li-Jo Renhold AS