– Digitale timelister sparer oss mye tid og penger

Li-Jo-Renhold-hero

Etter en storkontroll av renholdere fikk Jon Einar og Lisbeth fra Li-Jo Renhold beskjed fra Arbeidstilsynet at deres papirbaserte timelister ikke var godkjent. De bestemte seg for å digitalisere, og angret umiddelbart på at de ikke hadde begynt med det tidligere. 

– Vi har vært gammeldags og brukt timelister på papir siden oppstarten – noe som jo er litt dumt når vi nå ser hvor mye tid og penger vi sparer på å gjøre det digitalt, sier daglig leder Jon Einar Herje.

Storkontroll stoppet arbeidet

Høsten 2017 i handelsområdet Solsiden i Trondheim, stoppet Arbeidstilsynet, UDI og Politiet alle renholdere for å kontrollere timelister og annen dokumentasjon. Det ble en hektisk arbeidsdag for Jon Einar og Lisbeth.

– Vi fikk pålegg om å sende inn timelister, kontrakter, alt, og fikk raskt beskjed om at timelistene vi brukte på papir ikke var gode nok, da det blant annet ikke stod når arbeiderne startet, når de var ferdige, og når de startet hos neste kunde.

Etter denne episoden bestemte Jon Einar seg for at det var på tide å se nærmere på et digitalt system og tok kontakt med 24onoff, som tilfeldigvis holder til i samme by.

Ekteparet Lisbeth og Jon-Einar startet Li-Jo Renhold i 2012. Foto: 24onoff

Motstand fra ansatte i starten

Nye rutiner på en arbeidsplass vil ofte bli møtt med motstand, og da særlig introduksjon av teknologiske rutiner.

– De ansatte var hovedsakelig redde for å bruke mye av egen mobildata. Jeg forklarte at appen bruker minimalt med data, men at den også kan brukes uten nett, hvor alt lastes opp når de kommer hjem eller på kontoret.

De første dagene var fulle av spørsmål og usikkerhet, men Jon Einar var sikker på at etter noen dager ville alt falle til ro, noe han hadde helt rett i.

– Jeg sa at de måtte prøve det selv og se, og etter bare en uke sluttet spørsmålene å komme, og timelistene begynte å dukke opp i systemet.

Viktige besparelser

Det første Jon Einar og Lisbeth merket var hvor mye tid de før hadde brukt på lønnskjøring og fakturering. Nå bruker de bare noen minutter på kontorarbeid som før kunne ta en hel arbeidsdag.

– Tiden før og etter vi begynte med 24onoff kan rett og slett ikke sammenlignes. Det er som natt og dag. Der jeg før kunne bruke en hel arbeidsdag på å kjøre lønn, bruker jeg nesten ingen tid nå.

I en bransje full av konkurranse og små marginer er det viktig med nøyaktighet og prioritering av verdifull tid. Med et digitalt system blir det mindre feil, og de sparer tid i alle ledd.

– Det er blitt ekstremt mye enklere for oss og regnskapskontoret vårt. Vi slipper å sitte og kalkulere totalen hver dag for alle ansatte og kontrollere deres summeringer. Det sparer oss mye tid og penger, som jo er veldig viktig i vår bransje hvor konkurransen er skyhøy, sier Lisbeth.

I tillegg oppdaget Jon Einar en nettbasert «luksus» han ikke hadde tenkt på, perfekt for en sjef som liker å ha kontroll.

– Selv når jeg er borte på ferie kan jeg logge meg inn og holde oversikt.

Digitale timelister gir Li-Jo Renhold en livsviktig fordel i en bransje med skyhøy konkurranse. Foto: Li-Jo Renhold

Skiller de fra useriøse aktører

I en bransje full av useriøse bedrifter er det viktig å skille seg ut og vise at man har alt på det rene, og med et digitalt system viser Li-Jo Renhold kundene sine at de kan stoles på.

– Når vi nå sender ut tilbud til mulige nye kunder, viser vi til at vi bruker 24onoff. Det fører til at de raskere ser at vi er en seriøs aktør. Kundene setter også pris på å se at våre renholdere bruker tiden kunden betaler for, og ikke haster seg gjennom, sier Jon Einar.

Sikrer bedre arbeidsmiljø

Timelister på papir må gjennom mange tidkrevende steg før de er ferdig behandlet. Det gjør det utfordrende for administrasjonen å kontrollere at ansatte ikke jobber for mye, som Jon Einar forklarer:

– Vi har flere ansatte som kan jobbe og jobbe for å få mest mulig lønn, selv om det går på bekostning av helsen og krav om hviletid.

Når ansatte kommer med ønske om ekstraarbeid er det nå en smal sak for Jon Einar å sjekke oppsamlet arbeidstid, og ta en avgjørelse med tanke på helse og regelverk.

– Nå som vi har en oppdatert oversikt hver dag, hver uke, og hver måned, er det lett å se om vedkommende må hvile eller kan fortsette, noe som igjen bidrar til at de ikke sliter seg ut, sier Jon Einar avslutningsvis.

24onoff kan prøves helt gratis med alle ansatte i 14 dager. Trykk her for å lese mer og starte din prøveperiode nå.