Hvis du vurderer å gå til innkjøp av et nytt digitalt verktøy for din bedrift, er sannsynligheten stor for at det ikke vil leve opp til forventningene. I en kommentar på dn.no skriver Tor Olav Mørseth, daglig leder i Digital Norway, om åtte typiske fallgruver for digitaliseringsprosjekter (les hele kommentaren her), og presenterer samtidig oppsiktsvekkende statistikker som at 84% av selskaper mislykkes med digital transformasjon (Forbes, 2018).
Kommentaren tar for seg noen av de mest sentrale problemstillingene vi som bedriftsledere må ta stilling til, når vi vurderer hvorvidt en digital transformasjon er riktig for vår bedrift.
Kanskje viktigst av alt hvor avgjørende det er å ha et entydig svar på spørsmålet: Hvorfor gjør vi det?
Svaret ditt på dette spørsmålet vil fungere som en ledestjerne for hele organisasjonen, fra første initiativ blir iverksatt i prosjektet. Dette er ikke bare med å bygge samhold, men også en felles forståelse for hva en ønsker å oppnå.
Det er enkelt å bevilge penger til utvikling av et system, eller å gå til innkjøp av et nytt digitalt verktøy for virksomheten. Utfordringen med en slik fremgangsmåte er at man ofte digitaliserer for digitaliseringens skyld, og ikke fordi man har et klart og underliggende behov som løses ved hjelp av prosjektresultatet.
Digitalisering skal gjøre hverdagen enklere, ikke mer komplisert
Et godt første steg for å minimere risikoen knyttet til prosjektet, er å analysere hvilke aspekter av driften din som har størst forbedringspotensial, samt hvilke følger resultatet av prosjektet skal medføre for bedriften din.
Forventer dere en økning i inntekter? Økt margin på bunnlinja? Eller kanskje bedre likviditet?
Målene kan variere, men en analyse av hvilke prosesser man kan digitalisere, og hvilke som har en forretningsmessig fordel av det, er alltid verdt investeringen. En slik analyse danner en felles forståelse for hva målet med digitaliseringen er, og gir en pekepinn på hva en kan oppnå gjennom digitaliseringsprosjektet.
Analysen
I 24onoff jobber vi med slike analyser daglig og vår prosess er enkel:
- Vi går gjennom alle forretningsprosesser selskapet er involvert i, fra første touch-point med kunde til leveransen er fakturert og ført i regnskapet. Målet med dette er å identifisere alle aspekter som kan behandles av automatikk, eller bli assistert av et digitalt verktøy.
- Identifisere de største kostnadsdriverne avdekket i analysesteget, og prioritere rekkefølgen for hvilke vi ønsker å gjøre noe med, etter en form for kost-/nytte-prinsippet.
Analysen i seg selv er ikke veldig kompleks. Likevel tar den forutsetning for at man har noe kunnskap om hvilke muligheter, og begrensninger, digitale verktøy bringer. Spesielt i steg nummer to er slik kunnskap avgjørende i prioriteringen.
I søken etter løsningen
Som nevnt tidligere er den ovennevnte analysen særdeles viktig for å begrense risiko knyttet til et digitaliseringsprosjekt. Grunnen til dette er at den gir et klart bilde av hva som er selskapets flaskehalser. Denne kartleggingen gir oss et bedre utgangspunkt for å finne løsninger, hvis oppgave er å minimere, eller eliminere, effekten disse flaskehalsene har på selskapets drift.
Basert på analysen nevnt over, vil man avdekke en rekke interne prosesser med potensiale for optimalisering. Eksempelvis kan analysen avdekke at faktureringsprosessen har både stor påvirkning på selskapets lønnsomhet og samtidig potensiale for optimalisering. Som et resultat vil dette være et smart sted å starte. For å komme nærmere roten av problemet, og følgelig nærmere en løsning, kan man da stille seg spørsmål som:
1. Hvordan ser faktureringsprosessen vår ut?
2. Hvilke aktører er involvert i denne prosessen?
3. Hvilken del av prosessen er det normalt som stopper opp?
4. Er det noen av årsakene til at prosessen stopper opp som gjentar seg?
5. Hva er det minimum som må være gjennomført, før vi kan sende en faktura?
Dette er bare et knippe spørsmål som vil hjelpe oss å lokalisere hvilke deler av prosessen vi må angripe, for å nå målet med prosjektet.
Som du helt sikkert har lagt merke til har jeg fremdeles ikke nevnt noe om løsning. Grunnen til dette er for å poengtere hvor viktig det er å begynne med å finne konkrete problemer, før vi begynner å se på løsninger. Den mest gjentakende feilen kunder jeg snakker med gjør, er nok også grunnen til at mange prosjekter feiler: de ser på løsning før de har identifisert problemet.
Nå som vi faktisk har funnet et problem i organisasjonen som har et potensial for optimalisering, kan vi endelig vurdere om det innebærer en forretningsmessig gevinst av å digitalisere hele eller deler av dette problemet.
En ting å ta med seg før du begynner
Uavhengig om problemene dine er åpenbare og enkle, eller uklare og komplekse, vil det være eksterne aktører der ute som må forholde seg til valget du tar, når du beslutter deg for å velge en spesifikk løsning. I mange tilfeller påvirker dette spesielt regnskapsføreren din, og kan i verste fall medføre ekstraarbeid som gjør det hele dyrere for deg i lengden.
Vår anbefaling er derfor å rådføre deg med din regnskapsfører før du tar en avgjørelse. Dette er med å forsikre deg om at løsningen er til det beste for alle involverte parter.
En dristig uttalelse
Jeg skal ærlig innrømme at tittelen på dette innlegget er vanskelig å leve opp til. Det er heller ikke meningen at dette innlegget skal det. Dette innlegget er skrevet for å hjelpe deg å løfte blikket, og fokusere på de riktige tingene, før du tar bedriften din inn i en digital transformasjon.
Ønsker du hjelp med å ta dine første steg i denne transformasjonen? Sjekk ut 24onoff digital bedrift for råd og bistand knyttet til digitalisering for din bedrift.