Implementering av nye rutiner, teknologi og programvare i en bedrift kan raskt vise seg å være vanskelig. Mennesker er vanedyr, og ikke nødvendigvis så glade i endringer. Vi kan ha vanskeligheter med å se for oss resultatene rundt svingen, og fokuserer heller på alle hindringene som ligger i veien. Men du har bestemt deg for å gjøre arbeidsdagen lettere for hele bedriften med hjelp av ny programvare, og her har du 4 steg som kan hjelpe deg til en smertefri overgang.

1. Gradvis endring.

Den raskeste måten å mislykkes er å endre for mye for raskt. Ansatte kan bli frustrert når de møter opp på arbeid for å finne ut at deres allerede travle dag kommer til å bli mye tøffere fordi det er forventet at de skal lære en ny teknologi på toppen av alt annet. Hvis mulig, endre én eller to små ting på en gang. La arbeiderne se akkurat nok til å lære det grunnleggende systemet for en uke. Og før du drar i avtrekkeren for full gjennomføring, ta kontakt med brukerne for å sørge for at de har det de trenger for å lykkes med endringen.

2. Noen ganger hater de det bare fordi.

Noen ansatte liker ikke forandring og ønsker å fortsette å gjøre ting på den gamle, kjente måten så lenge som mulig. Disse ansatte er av typen som vil klage over all form for endring, ikke bare ny teknologi. Bare man får disse gjennom den første perioden fram til aksept, kan de raskt ende opp som gruppemedlemmene som lovpriser det nye systemet mest. Det er nyttig å huske på at enhver klage ikke nødvendigvis er gyldig, og noen ganger er det verdt det å stå på sitt. Å akseptere fiasko for raskt er like ille som å endre for raskt.

3. Tydeliggjøre verdi. Ikke bare for selskapet, men også for ansatte.

Det finnes to typer programvare for virksomheter: top-down og bottom-up. Top-down programvare er noe kontoret i utgangspunktet tvinger på de som er ute og jobber. Det er ekstra papirarbeid. «Jeg er her, og du er der med den informasjonen jeg trenger. Sett all informasjonen på dette skjemaet.» Selv om det gir nytte for dem på kontoret, er det bare en ekstra oppgave for ansatte som er ute og jobber. Implementering av top-down programvare har ofte en av to resultater: Enten gir arbeiderne akkurat nok informasjon til å overholde sin arbeidsgivers forespørsel (men de gir ikke noen av de virkelige detaljene), eller de har vært rundt lenge nok til å vite at de egentlig ikke trenger å gjøre noe nytt, fordi ingen kommer til å være ute med de og se de over skulderen.

Bottom-up programvare kan iverksettes for å samle informasjon fra ute i feltet også. Forskjellen er det gjør jobben lettere for arbeiderne. Fordeler her kan være spart tid (systemet bidrar til daglige rapporter raskere enn en Excel-mal eller arbeidslister ført på papir), og økt kvalitet på arbeid (systemet vil kunne gjøre det lettere for underleverandører å vite nøyaktig hva de trenger å gjøre). Implementering av bottom-up programvare har vanligvis en større sjanse for suksess fordi det kan forbedre moralen til de som blir bedt om å bruke den.

4. Reglene trenger ikke være så strenge.

Å være litt løs med reglene i starten kan ha noen uventede positive resultater, for eksempel ved at ansatte kan bli kreative med hvordan de bruker ny teknologi. Hvis mulig, la ansatte bruke arbeids-utstedte enheter og programvare i deres personlige liv, i stedet for å begrense dem til bare profesjonell bruk. En åpen politikk kan vise seg å være svært vellykket. For eksempel bør selskaper som utsteder iPads til ansatte vurdere å tillate de ansatte å bruke dem hjemme, og kanskje også betale for deres iTunes kontoer (innen rimelighetens grenser selvfølgelig). Dette sikrer at ansatte får apper de trenger, men det gir dem også en følelse av eierskap over enheten. Dette øker arbeidstakers moral, oppmuntrer arbeidstakere til å ta bedre vare på sin iPad, og de blir begeistret for å bruke det, slik at de virkelig utforsker mulighetene og blir brukere på ekspert-nivå. Dette kan eliminere behovet for opplæring, og dere vil også spare på kostnader for reparasjoner og utskiftninger.

Med hver vellykket gjennomføring av nye systemer vil din bedrift bygge et solid grunnlag av tillit med ditt arbeidsteam. Trå lett, implementere hva som fungerer og ikke bare hva som er kult, og jobb hardt for å gjøre det til en hyggelig og nyttig overgang for alle involverte.

Et system som kan bidra til en mer effektiv hverdag for deg og din bedrift er 24onoff – Timeregistrering på nett og mobil.

Prøv gratis og helt uforpliktende i 30 dager allerede i dag, og se hvor mye din bedrift kan spare på digitalisering.